Skalas personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Skala samler inn og bruker personopplysninger. Skala, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Nettsteder

Behandling av personopplysninger på skala.no, skalanetshop.no, skalarobotech.no, skalafabrikk.no og www.forberg-international.com.

Webredaktøren (Markedsansvarlig) har det daglige ansvaret for Skalas behandlinger av personopplysninger på ovennevnte nettsteder, med mindre annet er oppgitt. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev eller å registrere seg som bruker på www.skalanetshop.no. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Horn Media er Skalas databehandler når det gjelder nettsider, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Trollweb er Skalas databehandler når det gjelder skalanetshop.no, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av denne løsningen. Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Skala og Horn Media som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Skala og Horn Media regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Skala samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Skala.no og Skalas øvrige nettsteder. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Vi bruker Google Analytics både internt på våre sider, men også i bannere og bilder. Derfor kan du av og til se informasjonskapsler som  _ga, _gid og _gat. Disse brukes til å skille brukere og registrere forespørselsrate. Her kan du lese mer om disse.

Nyhetsbrev

Skala sender ut nyhetsbrev cirka 2-4 ganger per måned via e-post. Vi sender nyhetsbrev til kontakter vi har registrert i SuperOffice i forbindelse med vår daglige forretningsmessige kontakt. I tillegg kan du registrere deg som mottaker av nyhetsbrev via våre nettsider. Skala AS er databehandler for nyhetsbrevet som administrereres i SuperOffice. E-postadressen lagres i en egen database (Superoffice), og deles ikke med andre. E-postadressen slettes om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan velge å oppgi om du representerer en virksomhet, er privatperson, eller annet. Vi kan også be deg om å registrere type produktinteresse. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.

Du kan når som helst melde deg av som mottaker av vårt nyhetsbrev, men dersom du har et aktivt kundeforhold til Skala, kan vi fortsatt beholde din e-postadresse for å ivareta vårt ordinære forretningsmessige forhold.

Spørreundersøkelser

Markedsansvarlig i Skala AS har det daglige ansvaret for Skalas spørreundersøkelser. Skala bruker SurveyMonkey til å gjennomføre undersøkelser. Adressegrunnlaget (vanligvis navn/e-post/firma) vil som regel eksporteres fra SuperOffice. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Skala vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Anonyme undersøkelser: Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Skala eller SurveyMonkey samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser: Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Skala identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte SurveyMonkey til å sende ut undersøkelsen. Skala har inngått databehandleravtale med SurveyMonkey, som sikrer at dine personopplysninger (vanligvis navn/e-post/firma) håndteres sikkert og ikke deles med tredjepart.

E-post og telefon

Skala benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle sine forretningsmessige forpliktelser overfor sine kunder. IT-ansvarlig i Skala har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som kommer frem av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av den forretningsmessige virksomheten kan lagres/registreres i SuperOffice. Skalas medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratredelse slettes e-postkontoene, men forretningsmessig viktige e-poster vil normalt bli overført til SuperOffice.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.

Besøk i Skalas lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Liste over seminardeltakere: Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.

Skalas ansvar: Skala er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på Skalas kurs.

Opplysninger om ansatte

Skala behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er HR-ansvarlig som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommende sitt arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i Finn eiet av Schibsted Media, samt vårt rekrutteringssystem. Disse blir lagret/behandlet etter gjeldende GDPR regler.  Alle andre dokumenter, blant annet søkerlister og innstillinger, oppbevares i vårt elektroniske arkivsystem eller i vårt rekrutteringssystem. Det makuleres i 5 års intervaller/rutiner. HR er ansvarlig for dette.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt elektroniske arkivsystem.

Her blir stillingssøknaden, vitnemål, referansebrev, medarbeidersamtaler og annet relevant personinformasjon arkivert/oppbevart. Det er egen tilgangskontroll på alle personalmapper og den administreres av HR. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal makuleres etter 10 års intervaller/rutiner.

Rettigheter til innsyn, korrigering og sletting

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. De som er registrert i en av Skalas systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Skala ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Dog har Skala rett til å ta vare på opplysninger som er nødvendig (vanligvis navn/e-post/telefon/firma) for å ivareta et etablert, aktivt kundeforhold.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 10 dager. Skala vil også etablere systemer som forenkler innsyn korrigering og avmelding for den registrerte.

Kontaktinformasjon

E-post: personvern@skala.no

Telefon: +47 23 05 28 00

Postadresse: Postboks 83, Økern 0508 Oslo